Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Tom Embke
Embke Alltagshilfe (Einzelunternehmen)
Geschäftssitz: Haffstraße 5, 24782 Büdelsdorf
Postadresse: Eva Rühmkorfstraße 10, 22765 Hamburg
Institutionskennzeichen (IK): 460127240
Telefon: 0173 1821213
E-Mail: info@embkealltagshilfe.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und nicht bestellt.

2. Allgemeine Hinweise

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website auf. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

3. Aufruf der Website, Server-Logs

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Hosting-Anbieter folgende Daten in Server-Logs verarbeitet und kurzzeitig gespeichert:

• IP-Adresse des zugreifenden Gerätes (gekürzt)
• Datum und Uhrzeit des Aufrufs
• Aufgerufene URL und HTTP-Statuscode
• Übertragene Datenmenge
• Referrer-URL und Browser-Kennung (User-Agent)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus berechtigtem Interesse an der Sicherheit und Stabilität des Angebots. Die Logs werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht, soweit keine Sicherheitsvorfälle eine weitere Aufbewahrung erforderlich machen.

4. Hosting

Die Website und das interne Verwaltungssystem werden bei Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet. Dabei verarbeitet Hetzner technisch erforderliche Verbindungsdaten und die auf dem Server gespeicherten Daten in unserem Auftrag. Weitere Informationen: Datenschutz bei Hetzner.

5. Content Delivery Network und DNS (Cloudflare)

Zur Auslieferung dieser Website sowie für DNS-Verwaltung und E-Mail-Weiterleitung setzen wir Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA ein. Beim Aufruf der Website werden IP-Adresse und technische Verbindungsdaten an Cloudflare übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Verfügbarkeit und Sicherheit).

Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: cloudflare.com/privacypolicy.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon und Formular

Nehmen Sie per E-Mail, Telefon, WhatsApp oder über das Kontaktformular Kontakt mit uns auf, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Name, Kontaktdaten, Inhalt Ihrer Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage).

Ihre Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfallen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Bei telefonischen Anfragen werden keine Aufzeichnungen erstellt.

6a. E-Mail-Weiterleitung (Cloudflare Email Routing)

E-Mails an Adressen unter embkealltagshilfe.de werden über Cloudflare Email Routing automatisiert an ein gesichertes Postfach weitergeleitet. Cloudflare verarbeitet dabei die Metadaten der E-Mail (Absender, Empfänger, Betreff, Zeitstempel) sowie den Nachrichteninhalt, ausschließlich zur Durchführung der Weiterleitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

6b. Formularversand (Resend)

Der Versand von Nachrichten aus dem Kontaktformular erfolgt über den Dienst Resend (Resend, Inc., San Francisco, USA). Dabei werden Ihre im Formular eingegebenen Daten an Resend übermittelt und dort zur Zustellung der E-Mail verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln.

6c. Bewerbungen und Terminbuchung (Google Calendar / Google Meet)

Bei einer Bewerbung oder der Buchung eines Bewerbungsgesprächs verarbeiten wir insbesondere Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewählten Termin und freiwillige Bewerbungsangaben. Die Daten werden in unserem internen Bewerbersystem gespeichert. Zur Terminorganisation werden Name, Kontaktdaten, Termin und eine interne Bewerbungs-ID in Google Calendar eingetragen; der Videolink führt zu Google Meet (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bewerbungsverfahren und vorvertragliche Maßnahmen). Wir löschen die Daten, sobald sie für das Bewerbungsverfahren nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen. Weitere Informationen: Datenschutz bei Google.

7. Schriftarten (Google Fonts)

Die Website verwendet zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten Google Fonts, bereitgestellt durch die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Schriften vom Google-Server. Hierbei wird Ihre IP-Adresse an Google übertragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ansprechenden Darstellung). Weitere Informationen: policies.google.com/privacy. Eine Umstellung auf selbst gehostete Schriften ist geplant.

8. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Mechanismen. Es werden keine Tracking-Cookies und keine Werbe-Cookies gesetzt. Für den Review-Modus auf einer geschützten Subdomain wird ausschließlich der sessionStorage des Browsers verwendet, nicht für öffentliche Besucher.

9. SSL/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an der Adresszeile des Browsers (https statt http).

10. Betreuung, Kunden- und Gesundheitsdaten

Wenn Sie uns mit Alltagshilfe beauftragen, verarbeiten wir über die Website hinaus die Daten, die für die Betreuung und die Abrechnung notwendig sind.

Welche Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, Angaben zu Angehörigen, Pflegekasse, Versichertennummer und Pflegegrad sowie Art, Zeit und Umfang der erbrachten Leistungen. Pflegegrad und Angaben zum Unterstützungsbedarf sind Gesundheitsdaten und damit besondere Kategorien personenbezogener Daten.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung des Vertrags und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungs- und Abrechnungspflichten. Für Gesundheitsdaten zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie vor dem ersten Einsatz schriftlich erteilen.

Empfänger: Ihre Pflege- oder Krankenkasse zum Zweck der Abrechnung nach § 45b SGB XI, das Landesamt für soziale Dienste im Rahmen der Anerkennung nach § 45a SGB XI sowie, soweit gesetzlich vorgeschrieben, Steuerberatung und Behörden. Eine Weitergabe an unbeteiligte Dritte findet nicht statt.

Speicherdauer: Abrechnungsunterlagen, also Leistungsnachweise und Rechnungen, bewahren wir acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres auf, in dem sie entstanden sind (§ 147 Abgabenordnung, § 14b Umsatzsteuergesetz). Vertragsunterlagen bewahren wir zehn Jahre auf (§ 147 Abgabenordnung). Betreuungsbezogene Aufzeichnungen löschen wir, sobald sie für die Leistungserbringung und die Abrechnung nicht mehr benötigt werden.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Ohne die Einwilligung in die Verarbeitung der Gesundheitsdaten können wir die Leistung nicht erbringen und nicht mit Ihrer Pflegekasse abrechnen.

10a. App „Alltagshilfe OS“

Für Klientinnen und Klienten, ihre Angehörigen und unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bieten wir die App „Alltagshilfe OS“ für iPhone und Android an. Verantwortlich ist Embke Alltagshilfe (Abschnitt 1). Dieser Abschnitt beschreibt, welche Daten die App verarbeitet. Abschnitt 10 zu Kunden- und Gesundheitsdaten gilt für die App ebenso. Fragen zum Datenschutz in der App beantworten wir unter tom@embkealltagshilfe.de.

Zwecke

Wir nutzen die App für die Einsatzplanung, für Leistungsnachweise, für die Abrechnung mit Pflegekassen, für Lohn und Personalverwaltung, für Verträge und für Mitteilungen rund um die Besuche. Ein Konto erhalten nur Personen, denen wir einen Zugangscode gegeben haben.

Welche Daten die App verarbeitet

• Konto: E-Mail-Adresse und Passwort. Das Passwort speichern wir nur als kryptografischen Hashwert. Zum Entsperren der App können Sie Face ID (iPhone) oder die Biometrie Ihres Android-Geräts, etwa den Fingerabdruck, nutzen; die Erkennung läuft vollständig auf Ihrem Gerät, die App erhält nur das Ergebnis.
• Kontaktdaten: Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie Namen und Telefonnummern von Angehörigen und Notfallkontakten, die in der App eingetragen werden.
• Einsatz- und Abrechnungsdaten: Termine, Art und Dauer der Leistungen, Leistungsnachweise, Budget nach § 45b SGB XI, Pflegekasse und Versichertennummer.
• Gesundheitsdaten, soweit für die Leistung nötig: Pflegegrad und Hinweise zum Unterstützungsbedarf der Klientin oder des Klienten; bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Krankmeldungen mit Foto der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und Angaben zu Unfällen im Einsatz.
• Unterschriften: auf Leistungsnachweisen und Verträgen, gespeichert als gezeichnetes Bild.
• Fotos von Dokumenten: Bilder, die Sie mit der Kamera aufnehmen oder auswählen, zum Beispiel Verträge, Bescheide, Nachweise oder Bescheinigungen. Die Texterkennung beim Einscannen läuft auf dem Gerät; auf Android nutzt die App dafür Google ML Kit (siehe Empfänger).
• Standort beim Leistungsnachweis: Beim Unterschreiben eines Leistungsnachweises ermittelt die App einmalig den Standort des Smartphones, auf dem unterschrieben wird. Die Koordinaten speichern wir zusammen mit dem Leistungsnachweis als Beleg für den Besuch vor Ort und löschen sie mit ihm nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Ohne Standortzugriff lässt sich ein Leistungsnachweis in der App nicht bestätigen.
• Standort für die Fahrtzeit (nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter): Haben Sie der App den Standortzugriff erlaubt und sind Erinnerungen vor Einsätzen eingeschaltet, nutzt die App Ihren aktuellen Standort auf dem iPhone als Startpunkt für den nächsten Einsatz der kommenden zwölf Stunden. Daraus berechnet sie die Fahrtzeit für die Erinnerung „Jetzt losfahren“ und für die Fahrtzeit, die in den übrigen Erinnerungen steht. Für die Routenberechnung sendet die App den auf etwa 100 Meter gerundeten Standort und die Adresse des Einsatzes an Apple Karten. Unser Server erhält den Standort für diesen Zweck nicht, und wir speichern ihn nicht. Auf dem iPhone bleiben nur die berechneten Fahrtzeiten, höchstens 30 Tage und ohne Koordinaten im Klartext. Mit der Einstellung „Immer“ rechnet die App die Fahrtzeit auch bei geschlossener App neu, sobald iOS einen wesentlichen Ortswechsel meldet (in der Regel ab etwa 500 Metern). Ohne Standortzugriff rechnet die App ab Ihrer hinterlegten Adresse oder ab dem vorherigen Einsatz. Die Android-App nutzt für die Fahrtzeit derzeit keinen Standort, sondern die von uns geplante Fahrtzeit.
• Personalangaben (nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter): die Angaben des Personalbogens, die für Arbeitsvertrag, Lohn und Sozialversicherung nötig sind, etwa Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung, Steuerklasse, Konfession (für die Kirchensteuer), Schwerbehinderung und Aufenthaltstitel.
• Nachrichten an uns: Hinweise, Anliegen und Rückmeldungen zum Besuch, die Sie in der App schreiben, sowie Antworten in Schulungen.
• Technische Daten: ein Push-Token für Mitteilungen, eine vom Server vergebene Gerätekennung und die Information, ob eine Mitteilung gelesen wurde.

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung des Betreuungs- oder Arbeitsvertrags und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten wie Abrechnung mit der Pflegekasse, Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Aufbewahrung. Gesundheitsdaten von Klientinnen und Klienten verarbeiten wir auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Abschnitt 10). Gesundheitsdaten, Konfession und Angaben zur Schwerbehinderung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verarbeiten wir nach Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO zur Erfüllung arbeits- und sozialrechtlicher Pflichten. Den Standort beim Leistungsnachweis verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Betreuungs- und Arbeitsvertrags und nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, weil wir die abgerechneten Leistungen gegenüber den Pflegekassen nachweisen müssen. Den Standort für die Fahrtzeit nutzt die App auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit der Standortfreigabe in iOS erteilen. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: in den iPhone-Einstellungen bei der App „Alltagshilfe OS“ unter „Standort“ oder in der App unter „Konto“ > „Mitteilungen“, indem Sie die Erinnerungen ausschalten.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen: Alle Daten der App liegen auf unserem Server in einem Rechenzentrum in Deutschland (Abschnitt 4).
• Apple Push Notification Service (Apple Inc., USA, und Apple Distribution International Ltd., Irland): Zustellung von Mitteilungen auf Ihr iPhone. Apple erhält dafür das Push-Token und den Text der Mitteilung, zum Beispiel Name, Datum und Uhrzeit eines Besuchs. Mitteilungstexte enthalten keine Diagnosen, keinen Pflegegrad und keine Inhalte von Dokumenten.
• Apple Karten (Apple Inc., USA, und Apple Distribution International Ltd., Irland): Berechnung von Route und Fahrtzeit für die Erinnerungen vor Einsätzen (nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter). Apple erhält dafür den Startpunkt, also den auf etwa 100 Meter gerundeten Standort oder die hinterlegte Adresse, und die Adresse des Einsatzes, ohne Namen. Apple verarbeitet diese Angaben in eigener Verantwortung nach der Datenschutzrichtlinie von Apple.
• Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Limited, Irland, und Google LLC, USA): Zustellung von Mitteilungen auf Android-Geräte. Google erhält dafür das Push-Token, eine Firebase-Installationskennung und den Text der Mitteilung. Mitteilungstexte enthalten keine Diagnosen, keinen Pflegegrad und keine Inhalte von Dokumenten. Firebase Analytics ist nicht aktiviert.
• Google ML Kit (Google Ireland Limited, Irland, und Google LLC, USA): Texterkennung beim Einscannen von Dokumenten auf Android. Bild und erkannter Text bleiben auf dem Gerät. Google erhält technische Daten wie Gerätemodell, Betriebssystem- und App-Version, Leistungs- und Fehlerdaten sowie eine Installationskennung, um den Dienst bereitzustellen und zu verbessern.
• Resend (Resend, Inc., USA): Versand von Systemmails, etwa zur Bestätigung der E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten auf diesem Weg auch eine Kopie ihres Arbeitsvertrags. Systemmails enthalten keine Gesundheitsdaten. Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln (Abschnitt 6b).
• seven communications GmbH & Co. KG, Kiel: Versand von SMS mit Terminhinweisen an Klientinnen, Klienten und Angehörige, die die App nicht nutzen. Die SMS enthalten keine Gesundheitsdaten.
• Google Ireland Limited, Dublin, Irland (Google Workspace): Termine gleichen wir mit unserem Google Kalender ab. Dabei werden Name der Klientin oder des Klienten, Leistung, Zeitpunkt und Name der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters übertragen. Den gegengezeichneten Arbeitsvertrag von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern legen wir in der Personalakte in Google Drive ab.
• Pflegekassen, Sozialversicherungsträger, Finanzverwaltung und unsere Bank: soweit es für Abrechnung, Lohnzahlung und gesetzliche Meldepflichten vorgeschrieben ist (Abschnitt 10).
• Angehörige: Sie sehen in der App nur die Bereiche, die mit der Klientin oder dem Klienten im Vertrag vereinbart sind.

Öffnen Sie aus der App heraus eine Adresse in Apple Karten oder Google Maps oder eine Telefonnummer in WhatsApp, übergibt die App die Adresse oder Nummer an diese Anwendung. Dort gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Kein Tracking, keine Werbung

Die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste und kein Absturz-Reporting von Drittanbietern. Einzige Ausnahme sind die technischen Daten, die Google ML Kit bei der Texterkennung auf Android übermittelt (siehe Empfänger). Wir werten Ihre Nutzung nicht für Werbung aus und geben keine Daten zu Werbezwecken an Dritte weiter.

Speicherdauer

• Anmeldedaten (E-Mail-Adresse, Passwort-Hash): bis Sie Ihr Konto löschen.
• Leistungsnachweise und Rechnungen: acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (§ 147 Abgabenordnung, § 14b Umsatzsteuergesetz). Verträge und Lohnunterlagen: bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, in der Regel zehn Jahre (unter anderem § 147 Abgabenordnung). Danach löschen wir sie.
• Übrige Daten der Akte, etwa Hinweise zum Unterstützungsbedarf: solange der Vertrag läuft und wir sie für Leistung und Abrechnung benötigen.
• Push-Token: bis Sie sich abmelden, das Konto löschen oder Apple bzw. Google das Token als ungültig meldet.
• Standort für die Fahrtzeit: speichern wir nicht. Die App behält auf dem Gerät nur die berechneten Fahrtzeiten, höchstens 30 Tage.

Konto löschen

Sie können Ihr Konto jederzeit direkt in der App löschen: unter „Konto“ mit „Konto löschen“ und Ihrem Passwort. Wir entfernen dann sofort E-Mail-Adresse und Passwort, melden alle Geräte ab und machen offene Links ungültig. Verträge, Leistungsnachweise und Abrechnungen bleiben bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert und werden danach gelöscht.

Anfrage „Alltagshilfe anfragen“

Ohne Zugangscode können Sie in der App eine Anfrage an uns senden. Dabei verarbeiten wir Vorname, Nachname, Postleitzahl, Ort, E-Mail-Adresse, Pflegegrad und die Angabe, ob die Hilfe für Sie selbst oder für ein Familienmitglied ist. Wir nutzen diese Angaben, um Ihnen zu antworten und ein Angebot zu machen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), für den Pflegegrad Ihre Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die Sie mit dem Absenden erteilen und jederzeit widerrufen können. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Ihre Rechte und Hilfe

Ihre Rechte nach Abschnitt 11 gelten auch für die App. Anfragen dazu richten Sie bitte an tom@embkealltagshilfe.de. Hilfe zur Bedienung finden Sie auf der Seite App Alltagshilfe OS.

11. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten zu verlangen
• gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer Daten zu verlangen
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten
• gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen
• gemäß Art. 77 DSGVO Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@embkealltagshilfe.de.

12. Zuständige Aufsichtsbehörde

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Telefon: 0431 988-1200
datenschutzzentrum.de

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen abzubilden. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Stand: Oktober 2026